Das kleine Homeoffice-Einmaleins

Arbeit von zu Hause aus ist in vielen Ländern und Branchen bereits voll angekommen. Hier ein kurzer Überblick zum Einstieg.

Vor- und Nachteile

Jeder Chef hat wohl erstmal ein flaues Gefühl im Magen, wenn er seinen Angestellten die Arbeit von zu Hause aus erlauben soll. Das bedeutet erstmal einen gewissen Kontrollverlust: Arbeitet sie/er nun wirklich konzentriert die ganze Zeit über? Bestimmt nicht so viel, wie im Büro!

Doch seien wir mal ehrlich:

Jeder, der auch nur einen Tag in einem Büro verbracht hat, weiß, dass es auch in der Firma eine Vielzahl an potentiellen Ablenkungsmöglichkeiten gibt. Sei es die Kaffeemaschine oder der kostenlose Nasch- und Obstkorb, der seit neuestem in keiner modernen Firma fehlen darf; die neuesten Gerüchte die der Kollege unbedingt erzählen muss; oder die Überlegung wo man denn heute Mittagspause macht, die Prokrastinationsliste ist lang.

Vorteile

Zuhause entfallen diese Faktoren (zumindest teilweise). Mitarbeiter können in ihrer gewohnten, privaten Umgebung Aufgaben erledigen. Durch den Fortschritt in der Digitalisierung ist heutzutage auch sehr vieles einfach vom PC oder Laptop aus zu erledigen – manchen reicht sogar ihr Smartphone. Eine kleine Liste an Vorteilen ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

  • Selbstständiges Arbeiten
  • Freiere Zeiteinteilung
  • Arbeiten im privaten, gewohnten Umfeld
  • Sehr(!) kurze Wege zur Arbeitsstätte, Ersparnis von Kosten
  • Keine Kollegen, die einen ablenken
  • Es muss kein teurer Arbeitsplatz im Büro für einen Mitarbeiter eingerichtet und gehalten werden
  • Die Möglichkeit des Homeoffice ist für viele Arbeitnehmer ein Plus im Bewerbungsgespräch

Nachteile

  • Es muss selbstständiger gearbeitet werden, die eigene Verantwortung ist höher
  • Die Trennung von privatem und beruflichem kann schwer sein
  • Weniger soziale Kontakte
  • Kontrolle von Arbeit wird schwerer
  • Zuhause gibt es andere Ablenkungsmöglichkeiten, wie z.B. Kinder und Familie

Neue Anforderungen

Du siehst, neue Situationen brauchen neue Ideen. Ein Umdenken muss stattfinden, auf beiden Seiten.

Im Büro nix los

Ständige Büroplätze für Heimarbeiter freizuhalten verursacht unnötige Kosten. Überlege dir, ob es in deinem Büro Sinn machen kann, vielleicht ein paar flexibel belegbare Coworking-Space-ähnliche Bereiche einzuplanen, an denen der gelegentliche Bürobesucher sich unkompliziert mit seinem Laptop anstöpseln kann. Sicher ist das jetzt nicht für jeden Spezialberuf die richtige Lösung, aber für die Vor- oder Nachbereitung eines Vorort-Termins kann das allemal ausreichen. So entstehen auch in den regulären Büros keine unbesetzten Lücken. Und auch der normale Büroarbeiter kann sich zum Tapetenwechsel mal ein paar Stunden dort reinsetzen.

Meeting, Telefonat oder E-Mail?

Meetings sind gut und wichtig. Aber vielleicht reicht in bestimmten Fällen auch ein Online-Meeting, ein Telefonat oder eine E-Mail? Moderne Tools bieten hier weit mehr als nur ein Videotelefonat: Screensharing, Chat und die Aufzeichnung von Meetings sind mittlerweile Standard und erleichtern die Zusammenarbeit.

Mitarbeiter managen, Arbeitsfortschritt prüfen

Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser

Es gibt immer noch viele Unternehmen, die mit einem Anwesenheitscheck (employee productivity monitoring software) arbeiten: Der Heimarbeiter muss in regelmäßigen Abständen Eingaben an seinem Gerät machen, um nicht als „inaktiv“ eingestuft zu werden. So kann der Chef kontrollieren, dass auch wirklich gearbeitet wird. Theoretisch ein guter Ansatz, findige Tüftler finden aber sehr schnell Auswege, den Überwacher auszutricksen. Ich würde mir dieses Wettrüsten sparen. Oft viel lohnender ist es, Vertrauen zu schenken.

Sitzt ein Mitarbeiter im Büro und ist unproduktiv, kann man ihn wenigstens noch zurechtweisen – ob das seine Einstellung verbessert ist fraglich. Wie wäre es, wenn du realistische Fortschrittsziele mit deinem Angestellten vereinbarst, die er z.B. innerhalb dieser Woche abarbeiten soll? Schafft er das bist du zufrieden, egal wie lange oder kurz er/sie dafür braucht.

Die Möglichkeit, die Arbeit auch schneller zu erledigen, und dadurch mehr Freizeit zu gewinnen (Stichwort: Work-Life-Balance) ist bestimmt ein großer Motivationsfaktor der die Produktivität steigern kann. Auch fleissige Bienchen, die mehr Honig als ausgemacht produzieren, können durch zusätzliche Anreize belohnt werden, wie z.B. Bonuszahlungen, Kostenübernahme bei Weiterbildungen, mehr Urlaubstage.

Nicht die Arbeit kontrollieren, sondern die Ergebnisse

Am Ende zählt das Ergebnis viel mehr als der Weg, auf dem es zustande kam. Im Team Fortschrittsziele für eine Woche oder einen Monat zu definieren, und darauf hinarbeiten, sie zu erreichen, ist für die eigene Firma viel wichtiger, als ob jeder Arbeiter 8 Stunden an seinem Arbeitsplatz sitzt. Für den Angestellten ergibt sich auch die Möglichkeit, seine Arbeitszeit flexibler einzusetzen, da er im Homeoffice einfacher entscheiden kann, wann er Aufgaben erledigt, die für das Team nicht zeitkritisch sind. Wichtig: Realistische Ziele setzen, die auch erreicht werden können.

Kommunikationstools

Projektmanagement

Agantty (agantty.com)

Agantty ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool, das auf GANTT-Charts basiert. Der Funktionsumfang beschränkt sich auf das reine Projektmanagement.

Asana (asana.com)

Asana ist eines der weitverbreitestens Tools im Bereich Projektmanagement. Neben ausgereiften mobilen Apps bietet es zusätzliche Funktionen wie z.B. Zeit-Tracking, verschiedene Ansichten, wiederholende Aufgaben, etc.

Jira(atlassian.com/de/software/jira)

Eigentlich als Projektmanagement-Tool für technische Bereiche konzipiert, wird Jira mittlerweile in sehr vielen Bereichen eingesetzt, wo agiles Projektmanagement sinnvoll ist. Die Grundversion ist mittlerweile kostenlos einsetzbar.

Interner Austausch, Meetings, Chat

Slack (slack.com)

Slack, Platzhirsch unter den Kommunikationstools, will das gemeinsame Arbeiten innerhalb der Firma optimieren. E-Mails werden durch Kanäle ersetzt, in denen man gemeinsam chatten kann, aber auch Dateien und Fotos teilen kann. So kann man interne Kettenmails minimieren. Bietet Funktionen für Meetings und Screensharing.

Rocket Chat (rocket.chat)

Auch Rocket Chat bietet Chats mit Dateiaustausch als Alternative zu E-Mails. Funktionen für Video/Audio-Konferenzen mit Screensharing sind ebenso vorhanden.

Zoom (zoom.us)

Zoom ermöglicht unkomplizierte Videokonferenzen inklusive Screensharing. Die Einrichtung ist sehr einfach und funktioniert auf vielen Endgeräten.

Weitere Lösungen

Arbeitsplätze gestalten

Hilf deinen Angestellten bei der Planung ihres Arbeitsplatzes. Denn auch daheim muss auf Ergonomie geachtet werden. Ein komfortabler Bürostuhl gehört ebenso wie ein ausreichend großer Schreibtisch zur Grundausstattung eines Arbeitsplatzes, an dem man täglich viele Stunden verbringt. So bleiben deine Mitarbeiter fit und gesund.

Da es, besonders wenn man Kinder oder renovierungswütige Nachbarn hat, auch mal im Homeoffice etwas lauter werden kann, empfiehlt sich ein gutes Headset mit Geräuschunterdrückung.